Procedura zgłaszania informacji o naruszeniach

Procedura zgłaszania informacji o naruszeniach

Cel Wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w spółce Przedsiębiorstwo Turystyczne „Łysogóry” sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach (dalej jako: „Procedura”) ma na celu zapewnienie, że działalność Spółki odbywa się zgodnie z prawem, a także zapobieganie, wykrywanie i eliminowanie wszelkiego rodzaju naruszeń w jej działaniu.

Procedura ta ma również na celu ochronę interesów firmy oraz promowanie kultury odpowiedzialności wśród pracowników, określając sposób zgłaszania oraz procedurę rozpatrywania zgłoszonych naruszeń.

§ 2. Użyte w Procedurze wyrażenia i zwroty

1. Naruszenia – wszelkie zdarzenia, które naruszają lub mogą naruszyć przepisy prawa, regulaminy Spółki, również zdarzenia, które się jeszcze nie wydarzyły, ale istnieje uzasadnione podejrzenie, że mogą się wydarzyć, oraz próby ich zatajenia, w szczególności:

   1. korupcja bierna i czynna

   2. przestępstwa w zakresie zamówień publicznych

   3. konflikt interesów

   4. pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu

   5. ochrona środowiska

   6. ochrona konsumentów

   7. ochrona prywatności i danych osobowych

   8. bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami

   9. bezpieczeństwo transportu

   10. ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe

   11. bezpieczeństwo żywności i pasz

   12. zdrowie i dobrostan zwierząt

   13. zdrowie publiczne

   14. bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych

   15. interesy finansowe Skarbu Państwa oraz Unii Europejskiej

   16. rynek wewnętrzny Unii Europejskiej

   17. konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela w relacjach jednostki z organami władzy publicznej.

2. Osoba upoważniona – osoba odpowiedzialna za odbieranie i rozpatrywanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych (§ 4 ust. 1).

3. Osoba zgłaszająca naruszenia / Sygnalista – osoba fizyczna działająca w dobrej wierze i w interesie publicznym, zgłaszająca lub ujawniająca informację o naruszeniach uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

4. Pracownik – wszystkie osoby zatrudnione obecnie lub w przeszłości, niezależnie od formy zatrudnienia; także praktykanci, stażyści, kandydaci oraz członkowie organów Spółki.

5. Procedura – niniejsza procedura.

6. Spółka – Przedsiębiorstwo Turystyczne „Łysogóry” sp. z o.o., ul. Sienkiewicza 78, 25-501 Kielce, KRS 0000134800.

7. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 3. Zakres podmiotowy Procedury

Zgłoszenia może dokonać Sygnalista działający w dobrej wierze i w interesie publicznym, posiadający uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywana informacja jest prawdziwa.

§ 4. Osoba upoważniona

1. Osobą upoważnioną do:

   1. przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń

   2. podejmowania działań następczych i komunikacji z Sygnalistą

   3. przekazywania informacji zwrotnej

   jest Specjalista ds. Zarządzania Zgłoszeniami i Bezpieczeństwa Sygnalistów.

2. Gdy zgłoszenie dotyczy Specjalisty, czynności wykonuje osoba wyznaczona przez Zarząd.

3. Specjalista działa z należytą starannością zgodnie z Ustawą.

§ 5. Kanały zgłoszeniowe

1. Zgłoszenia można dokonać:
   1) Pisemnie: na adres e-mail: zgloszenia@lysogory.com
   2) Ustnie: podczas spotkania zorganizowanego w ciągu 14 dni od wniosku Sygnalisty.

2. Sygnalista ma prawo sprawdzić i zatwierdzić protokół rozmowy.

3. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

4. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do RPO, organów publicznych lub instytucji UE.

5. Rodzaje zgłoszeń:

   • Jawne – za wyraźną zgodą Sygnalisty

   • Poufne – w przypadku braku zgody uznaje się zgłoszenie za poufne.

§ 6. Zasady dokonywania zgłoszeń

Zgłoszenie powinno zawierać m.in.:
– dane kontaktowe Sygnalisty,
– preferowaną formę kontaktu,
– datę, miejsce, opis naruszenia, osoby uczestniczące, świadków, dowody,
– informację o charakterze zgłoszenia (jawne/poufne).

§ 7. Zasady obsługi zgłoszeń

Spółka prowadzi poufny Rejestr Zgłoszeń.
Sygnalista otrzymuje potwierdzenie zgłoszenia w ciągu 7 dni.
Postępowanie wyjaśniające prowadzi Specjalista, z zachowaniem poufności i bezstronności.
Sygnalista otrzymuje informację zwrotną nie później niż 3 miesiące od potwierdzenia zgłoszenia.

Możliwe jest odstąpienie od postępowania, jeśli zgłoszenie jest bezzasadne, nie dotyczy Procedury lub zostało dokonane w złej wierze.

§ 8. Zakaz działań odwetowych

Zakazane jest stosowanie jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty lub osób mu pomagających.
Nieuprawnione ujawnienie danych Sygnalisty wymaga natychmiastowego zgłoszenia Specjaliście.

§ 9. Ochrona danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO wyłącznie przez osoby upoważnione, w minimalnym, niezbędnym zakresie i przez okres maks. 3 lat.
Dane podlegają ochronie technicznej i organizacyjnej.
Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Za wprowadzenie i aktualizację Procedury odpowiada Specjalista ds. Zarządzania Zgłoszeniami i Bezpieczeństwa Sygnalistów.

2. Procedura wchodzi w życie po 7 dniach od ogłoszenia.

3. Każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się z Procedurą.

4. Naruszenie Procedury (m.in. działanie w złej wierze, działania odwetowe, ujawnienie danych) skutkuje sankcjami dyscyplinarnymi.

5. Specjalista przedstawia kandydatom do pracy treść Procedury na etapie rekrutacji.